Az ERP-választás egyik létfontosságú lépése a meglévő üzleti folyamatok feltérképezése. Ez mutatja meg, hogyan működik jelenleg a vállalkozás, és itt fogalmazódnak meg azok az irányok is, amelyek a jövőbeli folyamatokat definiálják.
Ha még az ERP-követelmények összegyűjtésekor biztosítani tudja a folyamatok teljes körű feltérképezését, az garantálja, hogy megtalálja a megfelelő rendszert, amely a megfelelő képességekkel rendelkezik a vállalkozás számára.
De kezdjük a lényeggel.
Mi is az az ERP-feltérképezés?
Az ERP-feltérképezés lépésről lépésre mutatja meg, hogyan zajlanak az üzleti folyamatok. Ez a dokumentáció folyamattérképet ad arról, hogy hogyan szeretné a műveleteket végrehajtatni – bár a jelenlegi rendszerben nem minden fut pont így.
Miért fontos az ERP-folyamatok feltérképezése?
Azok a vállalatok, amelyek kihagyják ezt a lépést, a saját kárukra teszik.
Egy gyors Google-kereséssel rengeteg ERP-katasztrófát találni, ahol a drága ERP-rendszereket bevezető vállalatok kudarcba fulladtak. Minden ERP-rendszernek vannak erősségei és gyengeségei, és minden ERP-rendszernek vannak hiányosságai. Összességében súlyos rmilliókat vesztettek már a vállalatok a sikertelen ERP-bevezetések miatt.
Az ERP-rendszereket gyakran úgy tervezik, hogy egy széles közönséget szólítsanak meg, ezért jól konfigurálhatóak, de ez a rugalmasság és konfigurálás hónapokig is eltarthat – és mindez még a testre szabások és a módosítások előtt van. Folyamat-feltérképezés nélkül elképzelhető, hogy le kell mondanunk a funkcionalitásról.
A legfájóbb pontok a fejünkben gyakran azok a problémák, amikkel legutóbb kellett szembenéznünk. Rendszerint ezekre a sürgető problémákra keresünk megoldást, miközben figyelmen kívül hagyjuk a maradék 90%-nyi dolgot, ami jól működik. A jól működő dolgokat természetesnek vesszük, és ugyanezt a funkcionalitást várjuk el az új rendszertől. Néha ez az elvárás beigazolódik, máskor viszont nem.
Milyen folyamatokat érdemes feltérképezni az ERP-rendszerünkben?
Egy vállalatirányítási rendszer a leghatásosabb eszköz arra, hogy átlássa a jelenleg futó folyamatokat, azok hogyanját és miértjét. A folyamat-feltérképezés pedig lehetőséget ad arra, hogy lássa, mi az, ami nyereséget termel és pénzt takarít meg, és mi az, ami nem teszi ezt és miért.
A folyamattérképünknek meg kell vizsgálnia, hogyan szeretnénk, hogy a folyamataink a jövőben kinézzenek. A folyamat itt nem csak egyetlen egy művelet; mint például egy megrendelés felvétele. Ez egy végponttól végpontig tartó eseménysorozat, beleértve az osztályokon átívelő, például az értékesítéstől a pénzügyig tartó pénzügyi zárási folyamatot. Például:
- a rendelési szükséglet felismerése,
- a beszerzési igénylés benyújtása és jóváhagyása,
- megrendelés,
- az árufogadás lebonyolítása,
- a beszállítói számla kezelése és
- a számla kifizetése
A folyamattérkép lehetővé teszi a kritikus funkciók azonosítását, ezek elengedhetetlenek. Ezeknek valós szükségleteknek kell lennie, nemcsak kívánságoknak. Ezek a funkciókövetelmények képezik majd az ERP-követelménydokumentum vagy a tender-felhívások alapjait.
A tenderkiírás tartalmazza azokat a funkcionalitásokat, amelyeknek az új ERP-rendszernek meg kell felelnie; ez nem feltétlenül a szükséges riportok listája, inkább az egyes részlegek működését és a rendszer által támogatandó üzleti folyamatok leírása. A leendő szállítóknak meg kell tudniuk adni, hogy a rendszerük hogyan képes támogatni az Ön üzleti céljait.
A tenderkiírásnak meg kell határoznia a teendőket, de azt nem, hogy hogyan kell kivitelezni őket. Sok vállalat a meglévő rendszereire alapozza a pályázati felhívásait, és gyakorlatilag a hasonlót a hasonlóra cseréli; holott ideje lenne fejleszteni a folyamataikat és növelni a produktivitást.
A vállalatoknak azt is biztosítaniuk kell, hogy a dokumentumban a fentiekben feltérképezett összes üzleti folyamatuk szerepeljen, és ne csak azok, amelyek jelenleg problémát okoznak.
Az ilyen dokumentumok megírásakor túl könnyen elfelejtjük azokat a dolgokat, amelyek jól működnek, és feltételezzük, hogy az új rendszer mindenre képes lesz, amit a régi rendszer tudott.
Az az általános szabály, hogy semmi nincs a helyén, amíg meg nem bizonyosodtunk róla, hogy ott van. Semmit sem lehet feltételezni vagy magától értetődőnek venni. Ezért is olyan fontos egy ERP-folyamattérkép, valamint az a dokumentáció, amit oly sokszor említettünk már, mégpedig az ISC, vagyis Infor Solution Concept.
Az ISC nem csupán egy igen terjedelmes dokumentum, amely a feltérképezés során létrejön, hanem magát a feltérképezési folyamatot is magába foglalja. Szakembereink a közös munka során először megismerik a leendő ügyfelek folyamatait, így segíteni tudnak azok dokumentálásában, illetve átalakításában is, amennyiben szükséges és igény is van rá. A figyelmünk azonban mindig jelen van, és igyekszünk ezzel a koncentrált figyelemmel fókuszálni azokra a területekre, amelyek az iparági sajátosságokból, illetve a korábbi tapasztalatainkból kérdésesek, problémásak lehetnek.
