Korábban az első szintű (Tier 1) implementációhoz a projekt időtartama alatt tíz vagy akár több száz tanácsadóra volt szükség a helyszínen, de a harmadik szint (Tier 3) is megkövetelt heti pár napra egy-két tanácsadót a helyszínen, körülbelül fél éven keresztül. Egyelőre úgy tűnik, a COVID19 után a dolgok meg fognak változni, legalábbis rövid távon. A vállalatok óvakodnak attól, hogy napi szinten külsős embereket fogadjanak, főleg nagy számban. Emiatt új módszerekre lesz szükség.
Az ERP-implementáció alatt a tanácsadók hagyományosan az alábbi okokból dolgoznak a helyszínen:
- a vállalat szellemiségének megértése,
- a szükségletek és igények megértése,
- draft bevezetési terv elkészítése,
- az implementációs koncepció kialakítása és bemutatása,
- projektcsapatok oktatása, képzése,
- a rendszer felépítése, beleértve a következőket: konfiguráció, statikus adatterhelés és testreszabások,
- a rendszer tesztelése,
- végfelhasználói képzés,
- éles üzem indításának támogatása.
Mindez egy komplex szempontrendszert jelent, aminek meg kell felelni, és a jövőben minél több pontot képesek a vállalatok külső tanácsadók helyszíni jelenléte nélkül megoldani, annál jobb.
1. A vállalat szellemiségének megértése
Ahhoz, hogy a külső tanácsadók a lehető legjobb munkát végezhessék, meg kell érteniük, hogy ügyfeleik hogyan működnek, és mi a fontos számukra, beleértve a versenyelőnyeiket is. Ideális esetben ez azt jelenti, hogy időt töltenek a helyszínen, beszélgetnek azokkal az emberekkel, akikkel dolgozni fognak, megértik a működésüket, prioritásaikat és aggályaikat. A helyszíni időt minimalizálhatjuk virtuális találkozókkal, Skype, MS Teams vagy ezekhez hasonló rendszerek használatával, és ahol szükséges és lehetséges, az ügyfél csapata elkészítheti az alapvető információkat tartalmazó tájékoztató dokumentumokat.
2. A szükségletek és igények megértése
Már a COVID19 előtt is elengedhetetlen volt egy jó követelmény-specifikációs dokumentum a sikeres projekthez. A megfelelő követelményeket tartalmazó dokumentum nemcsak a tanácsadó helyszíni idejét minimalizálja, hanem csökkenti a félreértések kockázatát a rendszerek tervezése és konfigurálása során.
3. Draft bevezetési terv elkészítése
Ez a megvalósítás egyik aspektusa, amelyet a legkönnyebb a helyszínen kívül elvégezni, mert ez elsősorban szellemi és papírmunka, flowchart-ok előállítása és folyamatok vázlatos leírása. Ez az előző szakaszon fog alapulni, és a szükséges pontosításokat könnyedén meg lehet oldani virtuális értekezleteken keresztül, bár vannak vállalatok, amelyek inkább a belső projektcsapatának néhány tagját átmenetileg a szállító vagy a rendszerintegrátor irodájába helyezi át a kommunikáció elősegítése érdekében (olcsóbb egy kis létszámú saját csapatot kihelyezni, mint egy nagy létszámú külsős tanácsadói csapatot a helyszínen tartani).
4. Az implementációs koncepció kialakítása és bemutatása
Miután a tanácsadók elegendő információt gyűjtöttek össze, és kaptak néhány minta tesztadatot, nincs szükség arra, hogy az koncepcionálás során is a helyszínen legyenek. Óhatatlanul lesznek olyan kérések és elemek, amelyek tisztázásra szorulnak, de ezeket általában e-mailben vagy virtuális megbeszélésekkel lehet kezelni. A koncepció elkészültével annak prezentációját a távolból talán még jobban is meg lehet tartani, ugyanis azt az ügyfélhelyszínen elvégezve a legtöbb vállalatnak korlátoznia kell a résztvevők számát vagy az utaztatás költségei vagy egyszerűen a rendelkezésre álló konferenciaterem mérete miatt. A telekonferenciák valamilyen formájának kiválasztása sokkal több ember számára teszi lehetővé a részvételt, és potenciálisan javítja az elfogadottságot is.
5. Projektcsapatok ERP-oktatása
Első bevezetés esetén a rendszerspecifikus képzés előtt a házon belüli projektcsoportnak rendelkeznie kell valamilyen ERP-oktatással is. Teljes mértékben meg kell érteniük az ERP-t, hogy figyelemmel kísérhessék külső tanácsadóik döntéseit és tanácsát, és adott esetben érdemi javaslatokat tegyenek szükséges változtatásokra. Az, hogy mennyi képzésre lesz szükségük, a projekt méretétől, hosszától és összetettségétől függ, de legalább meg kell érteniük a vállalatirányítási rendszer működését, hogy mire képes és mire nem. Ráadásul a csapatnak még azelőtt szüksége van erre a képzésre, mielőtt még megírnák a követelményspecifikációt, hiszen az ERP-képzés a specifikáció megírásához is tartalmazhat megfelelő alapokat és tudást. Számos tanácsadó cég kínál megfelelő ERP-tanfolyamokat, és egyre többen távolról is kínálják ezeket. A távoli munkavégzés során azonban nehéz a helyszínivel azonos szintű interakciót elérni az előadó és a közönség között, de ahogy az emberek tapasztalatokat szereznek, ez várhatóan javulni fog.
6. Projektcsapatok képzése
A képzést nehezebb távolról biztosítani, mint az oktatást, mert ehhez a választott rendszer gyakorlati alkalmazása szükséges. Ha egy oktató ugyanabban a helyiségben van, mint a résztvevők, akkor könnyű figyelemmel kísérni az előrehaladást és ellenőrizni, hogy az egyes tanulók hogyan teljesítenek, azonban ha az oktatók távol vannak, akkor mindig látniuk kell azt, amit a résztvevők látnak a képernyőkön. Ez nem olyan nehéz, mint néhány évvel ezelőtt, de az elfogadható eredmények elérése érdekében korlátozni kell az egy foglalkozáson résztvevők számát, annak ellenére, hogy a képzést nyomtatott oktatási jegyzetekkel lehet és kell is alátámasztani.
7. A rendszer felépítése
Amikor a rendszer átfogó kialakításáról megállapodtak, megkezdődhet a rendszer konfigurálásának folyamata, és minden távolról elvégezhető dolog közül valószínűleg ez a legkönnyebb. Ugyanabban az időben bármilyen egyedi módosítás és fejlesztés elvégezhető, és megkezdődhet a törzsadatbevitel. Ha az adatok többsége átemelhető a régi rendszerekből, akkor ezt távolról is meg lehet csinálni, így a vállalatoknak csak azt kell eldönteni, hogyan lehet a legjobban újrarögzíteni azokat, amelyek nem másolhatók. Ha a vállalatoknak több telephelyük van, akkor megoszthatják a terhelést közöttük, hogy a felhasználók tapasztalatokat szerezzenek az ügyfél-, szállító-, termék- és gyártási adatok rögzítéséről, és ez természetesen egy olyan tevékenység, amelyen a felhasználók otthonról is dolgozhatnak az alapképzés után.
8. A rendszer tesztelése
A rendszer tesztelésének két fázisa van. Az elsőt fázisban azok a tanácsadók tesztelik, hogy a rendszer megfelelően működik-e, akik a kialakításban is részt vettek. A második fázisban a tesztelést már a vállalat belső projektcsoportja végzi annak megerősítésére, hogy ténylegesen a vállalat igényei szerint működik, ezzel együtt lehetőségük van képzési és folyamatjegyzeteket is készíteni.
9. Végfelhasználói képzés
Amikor a rendszer tesztelése befejeződött, megkezdődhet a végfelhasználói képzés, amit a házon belüli projektcsapat tud a legjobban végrehajtani. Az átadandó képzési jegyzetek és eljárások kinyomtatott példányaival ezt szükség esetén távolról is elvégezhetjük, de gondosan meg kell tervezni és kezelni annak biztosítása érdekében, hogy az összes képzésen résztvevő ember sikeresen teljesítse a képzést. A létszámtól függően előnyösebb lehet vállalati területenként egy-egy „super-usert” képezni, akik saját, kisebb csoportjaikban tudják továbbadni ezeket az ismereteket.
10. A rendszer élesbe állásának támogatása
Amikor az összes szükséges adatot betöltötték és ellenőrizték, és egy CRP (conference room pilot) fenntartás nélkül megerősítette, hogy minden készen van (azaz emberek, adatok, eljárások és rendszer), a rendszer éles üzembe állhat. Függetlenül attól, hogy a rendszert mennyire tesztelték, és hogy az embereket mennyire képezték ki, előfordulhatnak nem várt problémák, mert a felhasználók tapasztalat hiányában hibákat követhetnek el. Ez a legkritikusabb pont, amikor a vállalatoknak a legjobban szüksége lehet a helyszínen a tanácsadókra, de ha ez nem lehetséges, akkor ezeknek a tanácsadóknak biztosítani kell a távoli bejelentkezést, hogy segítsék a vállalat csapatát és super-usereket.
Ez az utolsó pont rávilágít a távolban dolgozó tanácsadók alkalmazásának legnagyobb problémájára is. Ahogy általában a home office-szal szembeni bizalom is nehezen született meg, úgy a távolból nyújtott tanácsadói munkával szemben is felmerülhetnek bizalmi kérdések, pedig éppen ez a terület, amely még hatékonyabb is tud lenni a távolból. Az elmúlt időszakban a kényszerek hatására azonban pozitív változás indult el ezen a téren is, amely ráadásul a szolgáltatás strukturális átalakulásához vezethet akár a díjazás tekintetében is.
A vállalatok számára tehát a legnagyobb kihívás annak biztosítása, hogy olyan tanácsadókat válasszanak ki, akik ágazatukban bizonyított tapasztalatokkal rendelkeznek, hasonló cégeknél sikeres projekteket vezettek és akikkel a bizalom az ERP-implementóció előtt már maximálisan ki tud alakulni. Ez kétségtelenül a legnagyobb kihívás, amelyre megfelelő választ kell adniuk a vállalatoknak a COVID után.
