Projektek hatékony lebonyolítása

Összetett rendelési projektek lebonyolítására a projektvezetés gyakorta csupán jelentős adminisztratív ráfordítások árán válik képessé. Az egyre erősödő konkurenciaharc arra készteti a termékek előállítóit, hogy egyre szűkebb keretek között kalkulálják a pénzügyi hátteret illetve a határidőket. Ehhez járul még az a probléma, hogy gyakorta a rendelések leadásánál is bizonytalanság áll még fönn, mivel ilyenkor még sokszor nincs tisztázva minden részlet. Ez a helyzet olyan eltéréseket eredményez a kivitelezés során, melyeket túl későn ismernek föl, ezért nem tudják idejében végrehajtani a szükséges lépéseket.

Az összetett rendelési projektek néhány fontos jellemzője

• Nagy horderejű projektek (melyeket a feladatok összetettsége és/vagy a rendelés nagy volumene jellemez)
• Jellemzően egyedi termékek, berendezések (pl. üzemek fölszerelése) gyártása kapcsán fordulnak elő
• A projekt célja gyakran bizonytalan (megnövekedett kockázat)
• Olyan projektek, melyekben sok külső és belső résztvevő szerepel és több hónapon vagy éven át is húzódhatnak

Mi kell a sikeres és hatékony lebonyolításhoz?

• A projekt résztvevőinek lehető leghatékonyabb koordinációja
• Minél hamarabb fel kell ismerni a tervtől való eltéréseket, és reagálni kell azokra.
• A projektben rejlő kockázatokat folyamatosan csökkenteni kell.
• Fel kell ismerni és ki kell használni a projekt haladása során jelentkező, az eredmény javítására irányuló lehetőségeket.
• Egységesen kell lefektetni az egyes műveleti és ellenőrző módszereket.
• Hatékony projekt-kontrolling
• Módosítások folyamatos kezelése
• Integrált dokumentumkezelés

A különböző projektekből és cégeknél megszerzett tapasztalataink alapján elmondható, hogy az igények optimális kielégítésére csak akkor van lehetőség, ha a rendszer összes résztvevője ugyanabban a rendszerben dolgozik, mivel így a projekthez kapcsolódó valamennyi adat bármikor rendelkezésre áll. Ma is sok olyan üzem van, ahol ezt a legkülönfélébb segédeszközökkel próbálják megoldani.

Érdemes áttekinteni alábbi, a gyakorlatból vett példánkat:

• a projektvezetők MS-Project alkalmazást használnak a tervezés során
• a középvetezők eközben egy másik rendszerben elvégzik a kapacitástervezést
• az idők rögzítésére szintén egy külön rendszerben kerül sor
• az anyagbeszerzésre a beszerzés saját rendszerén belül kerül sor
• a raktárkezelés például az ERP-rendszer részeként valósul meg
• a számla kiállítására a könyvelési rendszerben kerül sor

Mindehhez szükség lenne különféle interfészekre, de ehelyett az adatok átadása egyik rendszerből a másikba manuálisan történik. Eközben elkerülhetetlenül növekednek a költségek, megjelennek a kettős rögzítések, az átviteli hibák valamint az időveszteség. Lehet, hogy külön-külön az összes alkalmazott rendszer nagyon jól működik, és felhasználóbarát, de a projektek egyszerű és áttekinthető lebonyolítását egy ilyen heterogén együttműködés nem teszi lehetővé.

Ezért érdemes a projektek lebonyolításához olyan rendszert használni, melyben egy fedél alá kerül a rendelés, a feldolgozás és a kivitelezés. Valamely projektmenedzsment-rendszer lényege, hogy abból a felhasználók hihető adatokat nyerhessenek: ebben az esetben az adott számítástechnikai eszköz valóban kiérdemli a "segédeszköz" nevet, hiszen leegyszerűsíti a középvezetők, projektvezetők és a projektben dolgozó munkatársak napi munkáját.

Ebből a felismerésből kiindulva az Infor Projekt rendszer kialakítása során a lebonyolításért felelős funkcióknak különös figyelmet szenteltünk. Ily módon a rendszerben egyaránt rögzíteni lehet például egyes személyek illetve egész csoportok tevékenységeit (műveleteit). Közvetlenül a rendszerből lehet megrendelni a projekthez szükséges, szállítóktól és belső raktárakból származó anyagokat. A projektben nyomon követhető a szállítások beérkezése, a határidők betartása valamint az anyag és a megmunkálás költsége.