Effiziente Projektabwicklung

Administrationsaufwand. Wegen des immer heftigeren Konkurrenzkampfes müssen die Hersteller ihren finanziellen Hintergrund und ihre Terminpläne immer enger kalkulieren. Dazu kann noch das Problem kommen, dass es häufig bei der Abgabe der Bestellungen noch eine Ungewissheit herrscht, da in dieser Zeit noch oft nicht alle Details geklärt sind. Diese Lage kann während der Ausführung zu Differenzen führen, welche wenn sie zu spät erkannt werden, können erforderlichen Schritte verspäten.

Einige wichtige Merkmale der komplexen Auftragsprojekte

• Umfangreiche Projekte ( für welche die komplizierten Aufgaben und/oder die größere Auftragsvolumen bezeichnend sind)

• Projekte, die typischerweise bei der Fertigung von Einzelprodukten oder Anlagen kommen vor (z.B. Einrichtungen der Betrieben)

• Projektziel ist oft ungewiss (erhöhtes Risiko)

• Projekten, in der viele externe und interne Teilnehmer kooperieren und die mehrere Monate oder Jahre lang dauern können

Was sind die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen und effizienten Projektabwicklung?

• Die möglichst effizienteste Koordination der Projektteilnehmer

• Abweichungen vom Plan sollen je früher erkannt und darauf reagiert werden.

• Risikofaktoren innerhalb des Projektes sollen laufend reduziert werden.

• Möglichkeiten, die während des Projektfortschritts aufgetreten und die zum Zwecke der Verbesserung des Ergebnisses sind, sollen erkannt und ausgenutzt werden.

• Planungs- und Kontrollmethoden sollen einheitlich festgestellt werden.

• Effizientes Projektkontrolling

• Fortdauernde Verwaltung der Änderungen

• Integrierte Dokumentenverwaltung

Nach unserer Erfahrungen bei verschiedenen Projekte und Firmen kann man feststellen, dass Bedürfnisse nur dann können optimal erfüllt werden, wenn alle Teilnehmer des Projektes im gleichen System arbeiten, denn nur so können alle Projektdaten immer zur Verfügung stehen. Auch heute gibt es viele Betriebe, wo man dieses Problem mit den verschiedensten Mitteln zu beheben versucht.

Es lohnt sich das folgende Beispiel aus der Praxis anzusehen:

• Projektleiter benutzen Anwendung MS-Project bei der Planung

• Führungskräfte führen währenddessen in einem anderen System die Kapazitätsplanung durch

• Die Zeiterfassung wird ebenfalls in einem separaten System durchgeführt

• Die Materialbeschaffung wird im eigenen System der Einkäufer verwirklicht

• Die Lagerverwaltung läuft beispielsweise innerhalb des ERP-Systems ab

• Die Rechnungsstellung erfolgt im Buchungssystem

Diese Abläufe könnten zwar durch verschiedene Schnittstellen in Zusammenhang gebracht werden, die werden aber von einem System nach dem anderen nur manuell übertragen. Das führt unvermeidlich zu Kostenerhöhung, Doppeleinträgen, Übertragungsfehlern und Zeitverlust. Es kann sein, dass die einzelnen Systeme in sich sehr gut und benutzerfreundlich funktionieren, aber die Projektabwicklung wird in dieser heterogenen Zusammenarbeit dennoch nicht einfach und transparent.

Deshalb lohnt es sich, zur Projektabwicklung ein System einzusetzen, welches Aufträge, Aufarbeitung und Ausführung unter einem Dach verwaltet. Das Wesentliche an einem Projektmanagementsystem ist es, dass von ihm die Benutzer annehmbare Daten gewinnen können: in diesem Fall kann dieses EDV-Gerät wirklich den Namen "Aushilfe" verdienen, indem es die tägliche Arbeit des mittleren Vorstandes, der Projektleiter und der im Projekt tätigen Mitarbeiter vereinfacht.

Dabei wird von dieser Erkenntnis ausgegangen, haben wir während der Entwicklung des Systems Infor Projekt den Abwicklungsfunktionen besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Auf dieser Weise können im System sowohl die Tätigkeiten von einzelnen Personen, als auch die Tätigkeiten (Arbeitsgänge) einer Gruppe gespeichert werden. Die zum Projekt erforderlichen Materialstoffe von Lieferanten und aus internem Lager können direkt aus dem System bestellt werden. Im Projekt können einzelne Wareneingänge, Einhaltung von Terminen sowie Kosten des Materials und der Bearbeitung verfolgt werden.